FLASH INFO CDG2A No_09_2011 / Evaluation des agents: L'entretien professionnel et la notation.

La notation annuelle, opération légale prévue par le statut particulier de la Fonction Publique Territoriale, sert de fondement à l'évaluation individuelle de la valeur professionnelle et devrait constituer de ce fait un outil majeur de la gestion des ressources humaines dans l'administration.

Souvent critiqué, le système de notation dans son ensemble a fait l'objet de nombreuses analyses. On peut constater que dans un certain nombre de cas, "les règles" ne sont pas appliquées au risque d'entraîner des recours devant le juge administratif ou bien sont appliquées non seulement de façon non-conforme à l'esprit des textes mais aussi contraire à une bonne gestion des ressources humaines.

Aussi  malgré la suppression de la péréquation des notes depuis plus de dix ans, l'inflation des notes chiffrées, qui ne correspond plus à la valeur réelle des agents, est un phénomène largement répandu. Par ailleurs, l'appréciation d'ordre général est souvent imprécise et manque de sincérité au point d'être inexploitable pour orienter la carrière de l'agent.

Cet article présente les deux systèmes d évaluation avec les étapes, les textes de références et les modèles de documents relatifs à leurs mises en œuvre.

1/ L'entretien professionnel.

Pourquoi un entretien professionnel ?

Valoriser le dialogue entre les agents et leur responsable et centrer l’évaluation autour du supérieur hiérarchique direct car il :

• Connaît les missions,
• Accompagne au quotidien,
• Appréhende les forces et faiblesses de ses agents.

L’entretien est-il obligatoire ?

La collectivité peut choisir de remplacer dès maintenant la notation annuelle par l’entretien professionnel.

• Une délibération institue l’entretien professionnel et définit les personnels concernés,
• La notation chiffrée disparaît.

Cette expérimentation est prévue pour une durée de 3 ans.

L’expérimentation menée pour la Fonction Publique d’Etat a conduit à la pérennisation de ce système d’évaluation qui permet :

• D'avoir des fiches de poste,
• De définir des critères d’évaluation,
• D'élaborer un modèle de compte rendu,
• De Sensibiliser à la nouvelle démarche,
• De visualiser le calendrier des étapes.

La fiche de poste :

La fiche de poste retrace les fonctions exercées indépendamment de la personne concernée

• Elle est élaborée par le service RH avec les responsables de service et la Direction,
• Elle sert de référence à l’évaluation de l’agent,
• Elle doit être jointe à la convocation de l’agent à l’entretien.

Les critères d’évaluation :

• Ils sont prévus par le décret n°2010-716 du 29 juin 2010,
• Ils peuvent être adaptés aux particularités de l’emploi,
• Ils sont fixés par l’autorité territoriale après avis du Comité Technique.

Le compte rendu écrit :

• L’entretien professionnel donne lieu à un compte rendu écrit établi par le supérieur hiérarchique direct,
• Les principaux thèmes devant être abordés lors de l’entretien sont précisés dans le décret n°2010-716 du 29 juin 2010,
• Comme la fiche de poste, le modèle de compte rendu doit être joint à la convocation de l’agent à l’entretien.

La sensibilisation :

• Pour être accepté, le nouveau mode d’évaluation doit être expliqué,
• Il est indispensable d’accompagner les évaluateurs et les évalués,
• Un bilan annuel de l’expérimentation est présenté au Comité Technique.

Les étapes de l'entretien professionnel :

2/ La notation.

L'article 76 de la loi du 26 janvier 1984 et le décret 86-473 du 14 mars 1986 prévoient que la notation doit comporter:

• une appréciation d'ordre général exprimant la valeur professionnelle et indiquant le cas échéant les aptitudes de l'intéressé à exercer d'autres fonctions dans le même grade ou un grade supérieur,
• une note chiffrée de 0 à 20

L'appréciation pourrait correspondre à la conclusion de l'entretien annuel et en parfaite cohérence avec la note chiffrée. La notation concerne les agents titulaires y compris les agents détachés.

Etape 1: Remise des fiches de notation aux agents

L'agent doit être en mesure de faire connaître ses vœux relatifs à ses fonctions et doit signer une première fois sa fiche (la signature prouve que cette formalité a été accomplie, même si l'agent ne souhaite pas exprimer ses vœux). A l'occasion de cette étape, il est souhaitable d'organiser un entretien préalable avec l'agent afin de permettre un dialogue sur le bilan de l'année et les perspectives envisagées.

Etape 2: Etablissement de la notation

La collectivité doit:

• répondre aux voeux de l'agent,
• émettre une appréciation sur la valeur professionnelle de l'intéressée,
• fixer une note sur 20.

C'est l'Autorité Territoriale qui fixe la notation définitive.

Etape 3: Notification à l'agent

L'agent prend connaissance de sa notation, est informé de son droit à en demander la révision et signe sa fiche de notation

Etape 4: Envoi au Centre de Gestion

3/ Demande de révision

Lors de la notation des fiches de notation et du compte rendu de l'entretien professionnel, en cas de désaccord, les agents peuvent demander par écrit la révision auprès de l'Autorité Territoriale, soit par recours gracieux, soit en sollicitant de manière expresse l'avis des membres de la Commission Administrative Paritaire.
Si l'agent souhaite saisir les membres de la Commission Administrative Paritaire, sa requête doit être transmise par l'intermédiaire de l'Autorité Territoriale qui joindra:

• le courrier motivé de l'agent,
• une réponse argumentée de la Collectivité ou de l'Etablissement Public,

L'avis sera alors transmis à l'agent et à l'Autorité Territoriale.